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基金会简介
简史
进德公益1997年5月在石家庄创办,1998年8月获得政府批准,为中国首家天主教非营利机构(NGO/NPO)。2006年4月11日正式注册为“河北进德公益事业服务中心”,2011年5月31日正式注册为“河北进德公益基金会”,获中国社会组织评估等级AAAA单位。2018年10月19日,取得慈善组织公开募捐资格证书。
进德公益成立伊始,就确定以“公开、透明、专业”的标准严格执行每一个项目。1999年开始,主动邀请专业的会计师事务所审计,甚至有的项目还要接受单独审计。随着网站的建立,进德公益每个季度都会向社会公开披露财务报告,接受捐款人及各界人士的监督。进德公益公开透明的管理得到大家的广泛认可,注册为基金会之后,还取得了“公益性捐赠税前扣除资格”,让大家在奉献爱心的同时,也得到一定额度的免税回报。进德愿以百分之百的真诚与努力,妥善管理和分配恩人们的捐款,做好爱心人士与弱势群体之间的桥梁。
愿景
致力于构建一个相互关爱、和谐的人类社会。
宗旨
笃行仁爱,践行信仰,奉行不分民族、信仰、性别和区域的原则,向社会弱势群体提供帮助。
使命
·促进社会平衡与持续发展。
·加强与海内外民间机构的友好往来。
·为广大信友和教会团体提供服务社会人群的机会。
·加强教会与社会之间的彼此了解与合作。
理事会成员
姓名 理事会职务 工作单位 在登记机关备案时间 本年度出席理事会会议次数 本年度在基金会领取报酬金额(人民币元) 领取报酬是由 是否为党政机关国有企事业单位退(离)休干部
张士江 理事长 河北进德公益基金会 2014/5/31 2 0 全职
李连贵 副理事长 沧州教区 2014/5/31 2
任大海 秘书长 河北进德公益基金会 2014/5/31 2 22,240.00 全职
韩清平 理事 河北信德文化学会 2014/5/31 2
张新良 理事 自由职业者 2014/5/31 2
石云青 理事 自由职业者 2014/5/31 2
赵雪纲 理事 北京林业大学 2014/5/31 1
现任秘书长简历
任大海,男,1973年4月出生,河北唐山人。现任河北进德公益基金会秘书长。
自1979年 至1987年,唐山市韩城镇读小学、中学
自1987年 至1990年,唐山市读中专
自1991年 至1993年,唐山市商业银行工作
自1994年 至1998年,河北神哲学院读书
自1998年 至 2002年,进德公益工作
自2005年 至2008年,美国明尼苏达州圣约翰大学进修并获得硕士学位
自2008年 至 今,进德公益工作
机构工作人员名单
序号 姓名 政治面貌 所在部门及职务
1 张士江 群众 理事长
2 张继秋 群众 办公室、主任
3
任大海 群众 理事、秘书长
4 郭保永 群众 网络部、负责人
5 刘慧宁 群众 财务部、会计
6 胡丽敏 群众 筹资部、负责人
7 冯立红 群众 社会发展部、负责人
8 何雪彩 群众 助学金部、负责人
9
张雪芳 群众 筹资部、职员
10 段阳宇 群众 防艾办、负责人
11 刘芳 群众 个人家庭紧急援助部、负责人
12 武晓敏 群众 志愿者项目部 负责人
13 翟海晶 群众 筹资部、职员
14 白 波 群众 网络部、职员
15 孙建明 群众 定汉基金、职员
16 裴巧红 群众 志愿者项目部、职员
17 肖红红
群众 财务部、出纳
18 韩彦昭
群众 社会发展部、 职员
机构办公室工作制度

一、进德公益办公室工作制度

为进一步加强办公室的管理,营造一个良好的办公氛围,使各项工作得以顺利有序地进行,结合进德公益的实际情况,特制定本制度。

一)总则

1.上班期间,职员应遵守单位的各项规章制度,服从单位领导的管理和工作安排;
2.本基金会的日常工作及业务由主任全面负责,实行主任(秘书长)负责制。同时,设副主任若干名和办公室主任一名。其中一名副主任为财务主管。办公室主任负责协调办公室的日常工作。副主任及办公室主任在主任的领导下,统一安排、分工合作;
3.职员应和睦相处,相互尊重、彼此帮助,建设充满爱德和友谊的信德之家;
4.职员应各司其职,将自己份内的工作认真、高效、及时地完成好,适时向相关主管领导汇报工作进展及完成情况。

二)工作期间的纪律

1.上班期间职员务要坚守工作岗位,未经批准不得擅自离开;
2.不得将单位机密、业务上的重要信息泄露给他人;
3.不打听、不传播与本人工作无关的事项;
4.不得妨碍他人工作,无故不串办公室,也不让其他人员逗留;
5.不得在办公室接待与工作无关的客人和谈论与工作无关的事情;
6.不许上网聊天或玩游戏,确需上网商谈工作时,应尽量缩短时间;
7.不得拨打与工作无关的电话;
8.不可阅读与工作无关的书报杂志等;
9.对本职工作应力求完善,有问题应及时处理,当日事当日决。
10.应经常对自己的工作总结、汇总;工作交接时除文档的交接外,至少有一个月时间的交接时间,以便给接手人充足的熟悉工作的机会。
11.每一位职员都代表进德公益,无论在家在外,工作时要做到言行得体到位、不酗酒、不收礼,如对方出于友谊和真心感激实在不便拒绝,接受的礼品要上交,与信德之家全体分享。

三)办公室工作要求

1.办公室人员,除做好自己的本职工作外,当同事有急需或需要帮助时,务要积极配合,互帮互助;
2.同事之间及对来访者,应以礼相待,不讲粗话、脏话;
3.办公室内禁止吸烟、喧哗、说笑、打闹等;
4.上班期间因故离开办公室一段时间,务要告知办公室负责人;
5.各办公室分机电话,要于铃响3 次之内接听;接听电话要用礼貌用语,热诚服务;
6.同事不在办公室,其他邻近人员要接听,并及时告知电话内容;
7.客人来访原则上应有预约(求援者除外),并在指定场所接待。以下四至九项既是进德员工制度,也是信德之家所有成员当守的规章制度。

四)电脑、网络管理

1.为保障电脑及网络的正常运行,保证安全,增进工作效率,希望大家规范上网,保护电脑。
2.网络使用:
2.1不登陆有损于国家、教会和社会的网站,不登陆不明网站,更不登陆色情网站,不转发不健康图片或文字,如有发现,从严处理,由此引发的刑事或民事责任,由当事人自负;
2.2 上网请特别注意,不运行陌生程序,不打开邮件中的不明附件;
2.3 不要下载安装各种与工作无关的软件(包括各种游戏软件、音乐、电影、播放器及其它插件),如需安装与工作相关的其它软件,本人需提出书面申请,经领导同意后由网管进行安装;
2.4 上班期间不做与工作无关的事情,如聊天、上班工作期间严禁播放视频、玩游戏等。
3.电脑保护:
3.1 电脑已统一安装了杀毒软件,请经常升级、扫描杀毒,保证网络安全,电脑需每月至少杀毒一次,整理碎片一次(网管提醒或操作);
3.2 外来盘尽量不要使用,如确需使用,请先进行杀毒后再使用;
3.3 保存文档时,请保存在E、F盘中,不要保存在C 盘;
3.4 电脑发生硬件或软件故障,或发觉运行不正常,请立即与网管联系,切勿自行拆卸;
3.5 每日下班前要关闭电脑总电源,以免发生意外;
3.6单位所有电脑已安装电脑监控系统,负责人可以随时查看每台电脑当前屏幕运行内容。

五)爱护公共设施,节约水、电等

1.人人有责爱护和保管好办公室的公共设施、设备和用品,不准私自挪用和带往他处;
2.爱护并节约公用设施,如电脑、桌椅、门窗、纸张、水电等(如较长时间离开办公室时电脑调到休眠模式;冬季取暖、夏季降温时,为节约也为了避免室内外温度差异影响身体健康,空调不要调到不必要的温度,冬季空调不要调到高于22度,夏季不要低于28度);
3.员工个人所使用或借用的办公用品须妥善保管,不得随意拆卸或改装,出现故障须及时向相关领导申报;
4.不得私自使用单位的资料、器材设备等,确需携带外出,须得到办公室负责人的批准并履行相应的登记借用手续;
5.无操作资格者不得擅自操作单位指定的专有设备和器材;
6.丢失、损坏设备、物品,应视情况予以20-70%的赔偿。

六)环境、卫生

1.办公室职员及周末值班人员应树立卫生观念,并保持环境卫生;
2.工作时要着装整洁,不随地吐痰、不乱扔纸屑烟蒂、不乱涂乱画;
3.车辆、雨具、雨鞋等一律放置在规定的地方;
4.水池中勿倒剩茶,勿乱扔瓜果皮屑;
5.水池刷牙、洗脸、洗衣、涮墩布后,应随时清理水池及地上的脏水、脏物,保持干净;
6.用洗衣机洗衣服应先将衣物兜里的东西掏净,洗衣粉适量,空洗衣粉袋要及时投入垃圾箱;
7.洗完衣物后要把洗衣机盖好,如发现洗衣机有故障或异常声音,请及时反映并报修;
8.衣物凉干后请及时拿走,衣物架请放回洗衣间;
9.衣物一定要叠好、摆放整齐;
10.洗衣间公物用后要放回,刮风、下雨随手关好门窗,养成爱护公物的习惯;
11.洗、漱等要养成节约用水的习惯。

七)餐厅卫生及用餐制度

1.餐厅卫生实行专人负责,全体配合制;
2.餐厅餐桌、洗手池随用随擦,地面、窗台每天擦一次,其他地方一周擦两次;
3.午餐集体祈祷后开始用餐,盛饭盛汤要稳、慢、少,少量多次,谦恭礼让,掉地上的食物及时清理;如有客人或遇节日庆祝,要发扬进德风格,先人后己,餐厅避免大声喧哗,影响他人用餐,创造文明用餐氛围;
4.餐桌垃圾要分类搁置:普通骨头剩菜剩汤为一类,瓜果皮核为一类,海鲜为一类,其他非食用的餐巾纸、牙签、调料等为一类;
5.餐后把餐桌的碎屑清理干净,把盘碗剩羹清理干净,然后把盘碗分别摞在餐车上,筷子浸泡在盆中;
6.务要珍惜食物,馒头不掰块,菜、汤不浪费,量大或忌口食物要提前拨至公用盘中,餐后个人盘中无剩菜、剩饭;
7.饭后洗净碗筷程序的执行:早餐:厨师;午餐:按《餐厅午餐工作分配表》饭前分饭和饭后洗碗。午餐后厨师及工作人员共同刷洗餐具,餐具每天消毒一次;(参考《厨房洗涤及餐厅卫生打扫程序》)
8.橱柜内部应时常保持干净整齐,剩余饭菜及时放入冰箱;
9.餐厅窗帘、电器、开关、餐具等,应经常检查以便及时维修和更换,具体标准达到地透亮,桌放光,餐具清洁,其它地方白布擦过不留痕;
10.中午就餐地点,除坐满餐厅外,可到多功能室,不得带到办公室就餐;
11.餐厅洗手池除饭前、饭后洗手外,禁止其他人员到此洗手;餐厅大、小水杯禁止他处取用;

八)厨房卫生制度

1.厨房卫生由厨师负责,购买食品蔬菜要严把质量卫生关,确保饮食卫生安全;
2.厨房灶台、水池、地面、窗台等随脏随擦,其他地方及用具每周三下午大扫除一次;
3.厨师上灶前要穿工作衣、戴工作帽,并要常保持工作服整洁;
4.厨师头发指甲要常整齐干净,每次入厨必先洗手,每年体检一次;
5.厨房内灶具、炊具、餐具、粮油、副食等要分类摆放。厨房禁止其他人员路过、洗手和取用零食。厨房餐厅电器、煤气用后及时关闭;
6.正常工作日午餐开餐时间为12:00,如有客人来访或遇节庆日,就餐时间有变动再另行通知。午餐人数由分餐人员统计,10点之前报给厨师;
7.剩余的生、熟食物要及时食用,节俭用餐;
8.购买的蔬菜、粮油、食品、调料应经常清底食用,以防腐烂变质,对于易坏的新鲜蔬菜海鲜,应随买随用;
9.橱柜内用具应经常保持干净整洁,玻璃杯、铁器餐具清洗擦干后再消毒,塑料用具禁止高温消毒。

九)安全保卫

1.安全用电,不准私自拆除、搬移和乱拉线路;
2.电器安装、使用和维修实行专人负责,有关电器使用说明保修卡等资料,除电脑外一律存入104室档案柜保存;
3.中午下班要关灯、关空调、锁门等;
4.下午下班回家前整理好办公桌和材料,要关好电脑、电灯、UPS(不间断电源)、空调、窗户等,锁好门;
5. 各部门电器如发现有异常,应及时汇报主管并找相关人员维修:电脑、传真、打印、复印、投影仪等的使用维修由弓剑飞负责;电话安装维修由郭保永负责;太阳能、空调、洗衣机、锅炉、下水道等由李荣品、冀海雷负责;热水器、灯管、墙壁开关、水管伐门、蹲便池、门窗、窗帘等由郅福胜负责;办公桌椅、文件柜安装维修由李利廷负责。

十)考勤及休假

1.节假日参照国家统一规定:
元旦:3 天;春节:7 天;三八妇女节:女职员放假半天;清明节:3天;劳动节:3 天;端午节:3 天;国庆节:7 天;其它节假日另行通知;
未婚职员于单位工作1年以上的,如长期不能与父母团聚,每年给予探亲假6天;已婚职员长期两地分居的,每年给予探亲假10 天,但要至少一周前与单位领导沟通并取得同意,以免耽误工作;职员本人结婚或家中直系亲属婚丧事,可根据具体情况给予3-5天事假;本人晚婚另增加晚婚假10天;
职员于单位工作1 年以上5 年以下的,每年给予年休假3 天;职员于单位工作5 年以上10 年以下的,每年给予年休假7 天;职员于单位工作10年以上的,每年给予年休假10天;
员工病假规定:病假(未住院)7天以内的,年底折合年休假,工资及福利不变;7 天以上30 天以内的工资为平日的80%;30 天以上60天以内的工资为平日的50%;60 天以上90 天以内的工资为平日的40%;90天以上者按停薪留职情况对待;大病、重病病人及其他住院病人的病假,根据具体情况具体对待。
2.年终奖惩、考勤及请销假规定:
2.1除个别情况外,职员标准工作日为每月23天,年度全勤奖励为500元;
2.2除公休日和每个员工应享的探亲和病事假外,职员其它时间请假要折算年休假,并扣除当日的考勤奖;
2.3职员平时请假超过年休假,年终要从12 月份工资中扣除,每天15元;
2.4 严格遵守工作时间,按时上下班,不迟到、不早退;
2.5 因公、因私外出请、销假要告知办公室主任,请假二天或以上,须经主任批准;
2.6职员每月全额考勤奖为70元;
2.7上、下班时须打考勤卡,打卡时间为:上午8:00至9:00,中午12:00至1:00;下班打卡时间为下午5:00以后,忘记打卡自己负责;
2.8 上班时虽打卡,但非因公事无故不到位,扣除本日考勤奖;
2.9 有事有病请假时,应填写请假条,来不及填写的应打电话请假,电话打不通再发短信请假;
2.10 未填请假条的职员到单位后首先找办公室主任补填请假条;
2.11 请假1天以内的找办公室主任批示;请假1天以上3天以内,先找办公室主任签字再找业务主管批准;请假3 天以上需经单位领导研究批准。
3.员工产假规定:
3.1 单胎顺产者,给予产假90天;
3.2 难产者,增加产假十五天;多胞胎生育者,每多生育一个婴儿,增加产假十五天;
3.3 妊娠三个月内自然流产或子宫外孕者,给予产假三十天;妊娠三个月以上,七个月以下自然流产者,给予产假四十五天;
3.4 已婚妇女二十四周岁以上第一次生育的为晚育。实行晚育的,奖励产假四十五天,并给予男方护理假十天;
3.5 领取独生子女证的奖励30天产假;
3.6 医保津贴和单位工资不等时,按高者付给员工。

十一)保险及福利待遇

1.养老保险、医疗保险
1.1单位有义务为所有正式职员缴纳养老保险、医疗保险并给予一定的住房补贴;
1.2缴费原则:单位缴纳单位应缴部分,个人缴纳个人应缴部分,具体缴纳比例按国家法律、法规规定执行;
1.3本人不上或不便上养老和医疗保险的,本人应向单位出具自愿不上保险的申请书;单位将单位应缴部分的30%直接支付给职工;
2.住房补贴
2.1住房补贴是单位给予职员的住房补助;
2.2补助方式:每月单位按基本工资的10%以现金方式付给员工。

十二)劳动合同的签订及解除、终止制度

1.劳动合同的签订
1.1 员工签正式劳动合同前有3个月的试用期,试用期满在单位及个人双方同意下签订劳动合同;
1.2,劳动合同初签为一年,一年后如双方续签为3 年,以后合同期限为5年。
2.劳动合同的解除与终止
2.1 单位与个人协商一致后可解除合同;
2.2 个人因贪污、斗殴、怠工等原因给单位或其他第三方带来损失的,单位可以说明理由解除合同;
2.3 单位或个人提出解除合同,应至少提前一个月书面通知对方;
2.4 劳动合同期满的;
2.5 劳动者开始依法享受基本养老保险待遇的,单位因需要特聘人员除外;
2.6 劳动者死亡,或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的;
(注:有关劳动合同的签订、解除、终止等内容,可参阅国家劳动法)

十三)其他福利

1.遇五一、暑期、国庆、元旦等节期,给予员工一定的经济补助。

二、进德公益例会及会议制度

为进一步加强例会及会议制度的管理,确保各项会议的顺利开展与执行,并营造一个民主协商、集体决策的良好氛围,使各项工作得以顺利有序地贯彻执行,结合进德公益的实际情况,特制定本制度:
1.各项会议应充分坚持民主,认真、广泛听取每位与会人员的建议和意见;
2.职员应按时参加办公室例会及其他专项会议,不缺勤、不迟到、不早退;
3.开会时,不做影响会议及与会议无关的事;
4.职员应积极为单位的发展建言献策;
5.参会人员应将自己工作中遇到的新问题、新情况在会上予以详细报告,以便大家提出好的解决问题的方法与建议,领导也便于及时协调、解决和统一安排;
6.参会人员应积极与大家分享自己外出执行项目、培训学习等所得,必要时组织专场分享、学习与讨论;
7.职员分享时其他职员应认真听取,不做影响分享职员的事;
8.例会主持人为办公室负责人,办公室负责人不在时为业务主管,办公室负责人和业务主管同时不在时,为办公室负责人事前指定的人为例会主持人;
9.记录人员原则上为单位的秘书和会计,秘书和会计都不在时,由办公室负责人临时指定;
10.记录人员要按着单位的统一要求认真进行记录,并按要求于会后及时报给办公室负责人,并抄送给其他领导和相关人员;
11.例会及会议提出的问题及方案重在执行,办公室负责人要于会后督促各相关部门认真解决与执行,对于出色完成任务者,例会上予以表彰,并结合业务主管或财务主管对其提出增加工资或奖金的要求;
12. 例会记录要在每个自然月结束后的第一个工作日打印出来,请主持人签字确认后放档案室保存。

三、进德公益奖励制度

为鼓励并保障进德公益全体员工的利益,本着公正合理的原则,并遵照进德公益的历史背景和现实需要,特制订此制度。
1、主任的月奖金由理事长决定;
2、主任在征求副主任意见后确定其他员工的月奖金;
3、每月奖金交出纳制表,再经主任和主管财务的副主任审核签字后,同工资一起发放;
4、年终奖以职员的年平均工资为幅度,根据工作业绩上下调整(不包含各种补助及其它福利等);
5、奖金不等于工资,根据机构经济状况和员工业绩表现等情况,在参考有关人员意见后,机构领导经集体研究有权自主决定是否发放奖金;
6、在单位工作二年以上的员工,经领导研究同意不脱产参加与机构宗旨、本职工作或专业相关的学习,申请助学金的,申请人应在拿到相应的国家承认的学历证书后,学费按90%报销,短期培训视情况而定;
7、员工对单位有特殊贡献的,建言献策为单位争得荣誉利益的,要予以特别奖励。
机构项目运行制度

一、紧急援助部岗位职责

紧急援助的工作包括赈灾和个人家庭救助。个人家庭救助的项目要遵循上述项目运作制度的内容。特别注意的是准确、及时。“准确”即要通过当地教会、志愿者等渠道核实确保求援者的信息真实可靠;“及时”即是力求急人所急,争取尽快提供帮助。初次,还要注意与受助者保持联系,一便有必要时向捐款恩人跟进汇报。
实施赈灾项目时会遇到不同情况,为此,在此归纳几个主要步骤和注意事项:

一)前期准备:

1.通过报纸、网络、电话、传真等方式收集灾区资料;
2.第一时间派员实地开展调查,确定救援目的地及大致物资种类、数量;
3.国内外的及时宣传(报纸和网络)、联系海内外合作伙伴、递交项目计划书和详细预算;
4.组织团队深入灾区。

二)确定赈灾款项数量后的准备:

1、“ 赈灾计划通知函”:
(1)阐述基本情况;
(2)赈灾时间、地点、大致日程安排计划等;
(3)把协议书和通知函初稿传真或电邮给相关合作伙伴和厂商、寻求对方意见;
(4)联系当地政府提供交通工具和其它协助。
2、“合作协议书”
(1)赈灾款和物资数量;
(2)提供“登记表”和其它相关表格,要求当地政府组织村民预先登记并填写;
(3)如果是购买粮食和其它赈灾物资,要求当地合作伙伴联系当地粮店,印制带有“进德公益”字样的粮食袋和其它有进德图标的外在标志;
(4)当地政府准备捐款牌(参考样式),并回赠“纪念牌”和荣誉证书存档;
(5)当地政府预订及安排运输物资、提供当地粮店的“统一发票”;
(6)同当地合作伙伴一道,组织当地村民现场发放并登记(张榜、现场点名发放)。

三)出发前的准备:

1.协调接送、预定饭店、预定车票等;
2.出发前一天备妥所带款项、协议书和通知函原件等;
3.准备进德公益的宣传品或小纪念品。

四)执行项目的要求:

1.本着为恩人负责、为灾民负责的原则,各项工作务必脚踏实地、落实到位,同时与总部主要负责人保持沟通联系;
2.不借赈灾之际游山玩水、耽误时间。相关工作一旦结束,立即返回单位;
3.项目执行结束后,立即着手简要的新闻报道并向合作伙伴做出书面报告,同时准备回访事宜和完工报告。
4.项目执行期间注意考察可能的可持续性项目,项目完成后,应保存当地相关人员联系方式。

二、扶贫发展部岗位职责

进德公益扶贫发展部的主要工作范围为农村发展、水利、医疗卫生、孤儿残婴、环保等方面的项目。通过实施此类项目一方面改善当地的生产生活环境;另一方面也为当地寻求可持续发展的机会。
1.项目实施过程中特别注意项目的可持续性及受益人的参与;
2.收到递来的社会发展项目申请应尽快整理并递审核委员会审核;
3.主动寻找和开发一些有创造性和可持续性的好项目并整理资料递审核委员会审核;
4.项目的跟进工作,包括筹款、执行、监督、评估、报告等内容;
5.社会发展项目账目报销、新闻、图片上网;
6.社会发展项目资料的整理和统计并存档;
7.向筹资部提供季度通讯和年度报告所需的社会发展项目资料;
8.应制订较为详尽的项目部年度计划,以便更准确地回应社会需要,推动扶贫发展项目在各个地区的广泛开展;
9.与国内外合作伙伴的联系沟通、资源共享和能力建设,不断借鉴先进的项目模式;
10.领导交办的其它服务工作。

三、安老服务部岗位职责

进德的安老服务目前包括扶持贫困老人院、居家探访项目、安老培训等各类安老服务项目;
1.因为中国老龄化问题日益严重,项目部要更深地关注社会和老人的需要,认真做好年度计划,使项目具有创新性和可复制性;
2.认真策划并组织不同的安老和培训活动;
3.跟进项目的开展,对项目开展评估;
4.将相关信息及时整理、报道和完成项目报告;
5.逐步创建和发展养老机构网络,使安老项目惠及更过的机构和个人;
6.按规定做好财务报告;
7.并向筹资部提供素材;
8.与国内外合作伙伴的联系沟通、资源共享和能力建设,不断借鉴先进的项目模式;
9.领导交办的其它服务工作。

四、利玛窦志愿者项目

利玛窦志愿者旨在帮助青年通过志愿服务服务社会。越来越多的志愿者的服务将逐渐为社会的发展发挥巨大的力量。
1.招募工作:
每年1 月至6月底,运用各种渠道招募志愿者:通过信德、进德的报纸网络刊登招募信息;制作宣传单发往各个青年团体;运用QQ群进行招募和宣传;到青年团体中做具体的介绍;搜集单位申请和志愿者申请;与已经报名的志愿者保持联系;购买7 月培训中给志愿者发的T 恤和杯子等用品。
2.志愿者培训:
(1)7 月中旬举办为期10天的志愿者培训:做好培训时用小册子;订好宾馆;准备好培训中所需要用的物品;安排培训老师们的接送;打电话或发信息给来石家庄参加培训的志愿者,通知培训的具体日期和地址等;购买志愿者返程车票;定聚餐地点;为志愿者购买一年的意外人生保险;在中国利玛窦志愿者QQ 群下,为本届志愿者建一个小群,以便彼此联系和认识;通知申请单位8月是否有志愿者去其单位服务;做本届7月培训的财务报告。
(2)次年1 月再培训活动:定宾馆;准备聚会用东西;通知志愿者们聚会的时间和地点;买志愿者回家的车票;定与志愿者一起的过年的用餐地点。
3.8月志愿者们开始服务后的工作:
(1)确认志愿者是否已去服务单位报到;给志愿者们汇8 至12月的生活费;经常与各个志愿者保持联系;9 、10、11、12、3、4、5月为在河北服务的志愿者们举办每月一次的月聚会;10月11 月探访在各地服务的志愿者;了解志愿者具体服务的情况,也了解服务单位对志愿者的评价,好及时调整和改进;
(2)2月底确定志愿者们是否已经到服务单位报到;汇志愿者们3到6月的生活费;4 月及5月,去探访在各地服务的志愿者;参与青年活动为招募下一届志愿者做宣传;
4.结业典礼:
准备志愿者们6 月底的结业典礼;定好宾馆;通知志愿者们结业典礼的时间和地点;准备好结业证书和聚会分享时所需物品;定好聚餐地点;购买志愿者回家车票;做志愿者上半年财务报告;
5.其它工作:
随时更新进德网上有关利玛窦志愿者专题的新闻;时时与各届志愿者们保持联系,除行政上的联系外,更需要朋友间的鼓励和聆听。有机会路过各个志愿者的所在地时,去拜访他们,以便增进利玛窦家族成员间的感情;随时帮助有需要的志愿者们,无论是他们在工作中有了困难或是生活中遇到了艰辛;
6.领导交办的其它服务工作。

五、筹资部岗位责任

进德公益筹资部的主要工作是宣传、联络及开展募捐活动:
1.日常工作:进德公益邮箱的查询、转发、回复;进德公益信件的分发、拆信件、回复。《信德》报求援信息的撰写;《进德通讯》的组稿、设计、排版、印刷、发行。
2.进德恩人管理:包括捐款人信息的分类管理、(进德之友、恩人信息变更、更新)日常恩人捐款信息的查找、回复和解答、热线电话的接受、答复、处理、(咨询、查询捐款金额等)重要节日、紧急呼吁、专项呼吁时给所有进德之友信息、短信、捐款收据的分类、整理、寄送;
3.进德之友的管理;
4.组织圣诞晚会、修女马拉松、重阳敬老等各类募捐和慈善活动;
5.其它对外工作:完成和省、市等职能部门的协调事宜及进德公益、老人院的年检工作;与各项目部协调,搜集信息并及时宣传;
6.领导交办的其他服务工作。

六、防艾办岗位责任

进德公益防艾办的主要工作目的是呼吁预防艾滋和关爱艾滋患者。
1.艾滋病知识普及和防艾宣传:拟定和执行艾滋病知识的宣传、培训和活动计划;
2.关爱小组的支持及拜访、关怀探访HIV感染者;
3.对防艾志愿者的培训;
4.对民间NGO项目的托管;如:对沧州爱无界、保定爱之光、廊坊半边天、廊坊圣心关爱等小组的项目申请托管予以帮助;
5.与其他机构和合作往来,如与全球基金、疾控中心、北京佑安爱心家园等机构和团体的合作;
6.日常感染者和志愿者的热线电话和接待工作;
7.各类工作档案的整理和保存;
8.帮助患者就医、体检等其它关爱工作;
9.领导交办的其它工作。

七、助学金部岗位责任

进德公益的助学工作包括资助助学金和所有支持教育事业和帮助学生的项目。
1.收集、核实和汇总求援学生的信息;
2.及时将求援信息交审核小组审批;
3.遵照审批制度和通知函制度准备通知函和付款;
4.与受助学生保持联系,一方面让受助者感到切实的关爱,另一方面也能及时向恩人汇报跟进信息;
5.与学校等教育部门合作,为更多学生争取教育机会;
6.领导交办的其它工作。

八、网络室岗位责任

在当代社会,网络对机构的发展起着不可估量的作用。进德公益网络室的主要职责是:
1.确保网络畅通,以保障筹资部、项目部和财务部的信息的透明公开;
2.维护办公电脑的正常运行;
3.不断更新网络页面;
4.开发有需要的应用系统帮助机构及时联络恩人、增强办公效率;
5.配合机构的大型活动或特别项目,制订专属网页及时予以宣传;
6.领导交办的其它工作。

九、公益扶持项目岗位责任

公益扶持项目包括资助其它草根慈善机构和与其他慈善机构合作或托管的项目。
1.虽然扶贫发展、防艾、安老等部门都有支持其它组织的项目,此处的公益扶持项目特指为特定意向或为诸多未注册组织的扶持项目,如定汉基金、修女马拉松、圣诞晚会等项目;
2.由于此类项目涉及的合作方较多,项目负责人应周密计划、及时办理转款、按时完成评估和报告的工作;
3. 项目负责人应与各个合作方保持经常性沟通,并及时更新信息;
4.作为正式注册的机构,进德公益愿做支持草根机构的平台,项目负责人在核实相关信息的情况下,不断扩展此爱心网路,以便帮助更多的人。

十、北京办公室岗位责任

北京办公室是为拓展进德的联络和募款渠道而设,属机构能力建设项目,业务工作上与总部筹资部办公室配合。其主要职能为:
1.根据总部工作需要,在北京接待合作机构,不断扩展合作网络;
2.配合筹资部工作计划,在北京开展联络和组织活动;
3.制订年度战略计划和月工作计划,开创自身的筹款和联络活动,使办公室极大限度地发挥作用;
4.协助总部其它部门在京开展工作的协调和实施;
5.领导交办的其它工作。
机构项目运行制度

河北进德公益基金会项目运行制度

1、进德公益各部门所接收的申请材料或项目,应在各部门登记、编号,并保存好原件。
2、收到较大申请项目时,应向业务主管汇报并提交审批小组讨论后,及时向海内外机构或个人申请项目款。
3、办公室每天例会时,各项目部负责人要汇报项目运作的情况及运作计划,争取得到大家的意见和建议。
4、项目负责人在项目运作过程中尽量使用无纸化办公以节约项目运作经费。
5、项目在运作过程中名称、编号等不得随意改变,务要保持与登记时的名称一致,电脑中保存的,务要一个项目建一个“文件夹”,来往信件及电邮都要保存。
6、每个项目申请、翻译、来信、电邮、照片、发票、收据等各种材料,务要在项目运作的同时,存放在档案文件夹,以便查询;项目内容及资料要保密,只在进德公益内部人员中进行沟通,不可随意告诉外人。
7、项目资金申请到位后,在未经审批小组、副主任、主任研究决定如何执行之前,不得私自对外公开;审批小组、副主任、主任研究决定后,由项目部负责人以主任的名义起草“项目通知函”,通知申请方如何按要求执行该项目。
8、未经集体审批的项目,项目部一律不得私自执行;项目执行过程中,务要按照审批的既定方案进行执行。

河北进德公益基金会项目审批制度

1、项目部负责人起草、准备项目审批表及相关资料。
2、项目部负责人把审批表及相关资料递交给审批小组。
3、项目审批小组每周三下午集中审批一次,特殊紧急情况除外。
4、每个项目至少有3位审批小组成员参加审批。
5、项目审批小组每一位成员都要在项目审批表上签署意见并签名;如只签名即视为同意该项目报批意见。
6、项目审批小组在审批项目时,如需项目部负责人到场说明相关项目情况,项目部负责人应及时到场说明。
7、项目审批小组成员审定后,将审批表及相关资料交给项目部负责人。
8、项目部负责人将审批小组签名的审批表及相关资料交给业务副主任、主任或主任委托的人最后审批。
9、项目最终审定金额必须由最后审批人填写并签名。
10、最后审批人审批后,交给项目部负责人按相关程序执行该项目。

河北进德公益基金会通知函起草及付款规则

1、已审批过的项目,项目部负责人须以单位负责人的名义,起草项目通知函。
2、起草通知函前,首先要确定款项已经到位,其次报请业务主管与财务主管共同协商审批好的支付金额与次数,超过两万元的支付款项还须经单位负责人签署。
3、收函人如为当地的项目申请人时,同时必须抄送给当地的项目负责人。
4、通知函中应写明项目金额、款项来源、支付方式及其他重要事项。
5、申请方在收到通知函后,应将当地项目申请人和项目负责人签妥的收据寄给进德,并提供转款帐号;进德收到收据后才能付款。
6、项目款一般分期支付,最后一笔款项在项目完工后支付。
7、申请方在收到第一笔款项后,应立即开始执行此项目,并在项目执行中向进德公益提供中期报告和所要求的材料。
8、项目完工后,应向进德提供项目完工报告和项目所要求的其他材料,经进德审核验收合格后,将支付所余的款项。
9、项目完工后,要全面整理分类并保存该项目档案资料,以备以后使用。

河北进德公益基金会赈灾具体工作程序

一、前期准备事项:
1、报纸、网络、电话、传真等方式收集灾区资料;
2、确定救援目的地及大致物资种类、数量;
3、组织团队深入灾区;
4、国内外宣传(报纸和网络)、联系海内外合作伙伴、递交项目计划书和详细预算。
二、确定赈灾款项数量后的准备:
1、“赈灾计划通知函”:
1)阐述基本情况;
2)赈灾时间、地点、大致日程安排计划等;
3)把协议书和通知函初稿传真或电邮给相关合作伙伴和厂商、寻求对方意见;
4)联系当地政府提供交通工具和其它协助。
2、“合作协议书”
1)赈灾款和物资数量;
2)提供“登记表”和其它相关表格,要求当地政府组织村民预先登记并填写;
3)如果是购买粮食和其它赈灾物资,要求当地合作伙伴联系当地粮店,印制带有“进德公益”字样的粮食袋和其它有进德图标的外在标志;
4)当地政府准备捐款牌(参考样式),并回赠“纪念牌”和荣誉证书存档;
5)当地政府预订及安排运输物资、提供当地粮店的“统一发票”;
6)同当地合作伙伴一道,组织当地村民现场发放并登记(张榜、现场点名发放)。
三、出发前的准备:
1、协调接送、预定饭店、预定车票等;
2、出发前一天备妥所带款项、协议书和通知函原件等;
3、准备进德公益的宣传品或小纪念品。
四、执行项目的要求:
1、执行项目人员代表进德公益,要做到言行得体到位、不酗酒、不收礼(如果是对方出于友谊而表示的真心感激,接受后 要带回单位,由主管领导视情况处理);
2、本着为恩人负责、为灾民负责的原则,各项工作务必脚踏实地、落实到位,同时与总部主要负责人保持沟通联系;
3、不借赈灾之际游山玩水、耽误时间。相关工作一旦结束,立即返回单位报道;
4、项目执行结束后,立即着手简要的新闻报道并向合作伙伴做出书面报告,同时准备回访事宜和完工报告。
机构财务制度

一、进德公益财务制度

为保障进德公益财务管理的正常核算与运转,本着公正透明、合理有效的原则,并遵照进德公益的历史背景和现实需要,特制订此制度。

一)会计政策

1、会计制度:本单位执行《民间非营利组织会计制度》。
2、会计年度:本单位会计年度自公历1月1日至12月31日止。
3、记账基础和计价原则:本单位以权责发生制为记账基础,以历史成本为计价原则。
4、记账本位币和外币换算:本单位以人民币为记账本位币。
5、现金等价物的确认标准:凡同时具备期限短(从购买日起,三个月内到期)、流动性强、易于转换为已知金额现金且价值变动风险很小四个条件的短期投资,确认为现金等价物。
6、坏账核算方法:本单位采用个别认定法计提坏账准备。
7、存货核算方法:本单位存货主要为低值易耗品,以实际成本记账。低值易耗品的领用按五五次摊销法核算。
本单位期末对存货进行全面清查,按单个存货项目的成本与可变现净值的差额确认存货跌价准备。
8、固定资产核算方法
本单位固定资产按实际成本计价。固定资产的标准为:预计使用年限在一年以上且单位价值较高,和为行政管理、提供服务或出租目的而持有的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与单位发展有关的设备、器具等。
固定资产折旧采用直线法计算,并按固定资产类别、预计使用年限和预计残值率5%确定折旧率。固定资产预计使用年限及年折旧率列表如下:

 固定资产类别

 使用年限 (年)

 残值率

 年折旧率

电子设备

5

5%

19%

运输设备

5

5%

19%

办公用具

5

5%

19%

9、在建工程核算方法:本单位在建工程按各项工程以实际发生金额核算,并于交付使用时转作固定资产。在建设期或安装期间为该工程所发生的借款利息支出、汇兑损益计入该工程成本。
10、无形资产核算方法:本单位的无形资产是指为开展业务活动、出租给他人、或为管理目的而持有的、没有实物形态的非货币性长期资产。包括专利权、非专利权、商标权、著作权、土地使用权。
本单位的无形资产按取得时的实际成本计价。
无形资产从开始使用之日起,在有效使用期限内按收益年限平均摊入管理费用。
11、受托代理资产核算方法
本单位的受托代理资产是指接受委托方委托从事受托代理业务而收到的资产。
受托代理资产的确认和计量,比照接受捐赠资产的确认和计量原则处理。
12、应付账款核算方法:本单位的应付账款核算因购买商品、接受服务供应等而应付给供应单位的款项。
13、应付工资核算方法:本单位的应付工资核算应付给职工的工资总额。包括各种工资、奖金、津贴、各种社会保险和职工福利等。
14、预收账款核算方法:本单位的预收账款核算收到的未明确意向的捐款。
15、其他应付款的核算方法:本单位的其他应付款核算应付、暂收其他单位或个人的款项。
16、受托代理负债的核算方法
本单位的受托代理负债核算接受捐赠人的捐款并按捐赠人的捐款意向,向受助人实施救的业务、接受受托代理资产而产生的负债。
17、收入确认原则
(1)捐赠收入
本单位的捐赠收入核算接受其他单位或个人捐赠所取得的收入。
捐赠收入的确认按非交换交易所形成的收入确认条件予以确认。
非交换交易所形成的收入,应当在下列条件同时满足时予以确认:
A、与交易相关的含有经济利益或服务潜力的资源能够流入本单位并可控制,或者相关的债务能够得到解除;
B、交易能够引起净资产的增加;
C、收入的金额能够可靠的计量。
(2)管理费提成收入
本单位管理费提成收入核算按捐赠人的要求,从捐款中提取一定比例的款项(10%以内),作为本单位持续生存发展的经费。
(3)其他收入
本单位其他收入核算捐赠收入、管理费提成收入等主要业务活动收入以外的其他收入。如:银行存款利息收入、固定资产处置净收入等。
18、费用确认原则
(1)管理费用
本单位管理费用核算为组织和管理业务活动所发生的各项费用。包括办公费、差旅费、通讯费、水电费、员工的工资、奖金、津贴、各种社会保险、职工福利、固定资产折旧等。
(2)筹资费用
本单位筹资费用核算为筹集业务活动所需资金而发生的费用,包括应计入当期费用的借款费用、汇兑损失(减汇兑收益)等。
(3)其他费用
本单位其他费用核算发生的、无法归集到管理费用或筹资费用中的费用。包括固定资产处置净损失等。

二)进德财务部职责

1、认真贯彻执行《民间非营利组织会计制度》及国家相关的财务管理制度。
2、建立健全财务管理的各种规章制度,并严格执行。
3、编制财务计划,加强财务核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律。
4、记录、监督并管理好资金筹集和使用,严格按捐款人意向记录并监督其使用情况。
5、财务人员对本单位实行会计监督。
财务人员对不真实、不合规的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。
6、严格财务管理,加强财务监督,督促财务人员及各部门人员严格执行各项财务制度和财经纪律。
7、给予各部门财务方面的配合;协助项目部做项目完工报告。
8、财务人员应当会同办公室人员定期进行财物清查,保证帐簿记录与实物相符。
9、财务人员应根据帐簿记录编制会计报表上报单位负责人。会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。
10、会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。
11、完成本单位交给的其他工作。

三)会计岗位职责

1、收到恩人捐款时,开具收款收据;
2、审核需报销的原始单据;
3、记账凭证的制证、汇总及装订工作;
4、明细账、总账的登记、汇总工作;
5、明细账、总账结账、审核工作;
6、账证、账表、账账核对工作;
7、财务报表的编制、填报、分析工作;
8、与出纳进行银行存款、现金账的核对(至少每月一次);
9、登记小件资产明细备查账、项目固定资产备查账;
10、与各项目部沟通、协助项目部做项目完工报告;
11、给予各部门财务方面的配合;
12、健全会计档案;
13、与会计工作相关的其他工作。

四)出纳岗位职责

1、现金保管、收付及复核工作;
2、严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经财务主管签字后,方可生效。
3、现金日记帐登记、结账工作;
4、银行存款日记账登记、结帐工作;
5、到邮局存取邮局汇款单;
6、到银行办理现金支票、转账支票和电汇业务;
7、外币的兑换以及入账、转账业务;
8、登记外币备查帐;
9、月末与银行对账,并编制银行存款余额调节表;
10、与会计进行银行存款、现金账的核对(至少每月一次);
11、月末与会计进行本月开具收款收据金额的核对;
12、对银行存款、现金日记账进行日清月结,并对库存现金每日进行盘点;
13、给予各部门财务方面的配合;
14、做好与出纳工作相关的其他工作。

五)现金管理制度

1、根据《会计法》规定,会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目的登记工作。实行钱账分管原则,单位内部应配备专职出纳员,负责办理现金收、付和现金保管业务,非出纳人员不得经管现金收、付和现金保管业务。出纳人员应负责登记现金日记账和银行存款日记账,与会计员登记的现金银行存款总账,相互核对。
2、收到恩人捐款时,由会计人员开具收据,出纳人员收款。
3、现金开支的范围:根据《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定,(1)支付员工工资(2)支付差旅费(3)支付因公借款(4)支付零星采购用品款(5)支付援助个人的款项
4、不得私自挪用现金,不能白条抵帐,不能私自外借。财务部领导将定期或不定期对库存现金进行抽查,以保证帐实相符。
5、现金付款规定:
(1)支付援助个人的款项时,应由项目负责人填制《项目通知函》,经业务主管和财务主管审批签字;
(2)借现金时,应由借款人填写《借款单》,经财务主管审批签字;
(3)现金报销时,应先填制《现金支出凭证》,附上原始发票等单据,取得的原始发票上要注明有单位名称,票据填写要完整、印章要清楚,符合有关规定。经业务主管和财务主管审批签字,出纳办理报销手续。现金支出后,发票要加盖“现金付讫”戳记。
6、 应每日盘点现金,做到日清日结。避免出现长款、短款账实不符的重要措施。如有长款、短款,应查明原因,属于账务的错误及时更正;属于出纳人员工作疏忽,一般应由过失人赔偿。
7、出纳人员到银行提取现金,提取数额较大的,必须同时有两个人前往办理。单位予以派车前往,或者租车前往。
8、凡能用支票支付的款项不得支付现金。
9、规定库存现金限额为5000元,实际库存现金超过库存限额时,出纳人员应将超过部分及时送存银行,如实际库存现金低于库存限额,应及时补提现金。
10、各个项目部于每周周一或上一周周五报本周现金用途计划,以便提取现金;如一次需大额现金(一万元以上),应提前2天通知财务部,以便做好准备。

六)银行存款管理制度

1、各类货币资金,应按照资金性质或业务需要,开设银行账户进行结算。财务部门应设置银行存款分户账,逐日记录收、支、结存情况,每月与银行对账单核对,编制未达账款调节表,保持账账相符。
2、 财务部门收到各种银行收入的结算票据,填写进账单及时送存银行。
3、 各类银行存款的支票预留印鉴和密码,由财务负责人和出纳人员分别掌握,不得向其他部门或个人借用、泄漏。如因借用泄密而造成的经济损失应由财务部查明原因,追究借用、泄密者的赔偿责任。
4、 使用现金支票,不论对外支付款项或补充库存,均需由财务负责人或其指定人签发。
5、 使用转账支票,应由经办部门或经办人员持填写借据和结算凭证(包括购货发票、账单、收据等)经财务负责人和业务主管签字同意后,由出纳开出转账支票。凡不能预先取得结算凭证,需要借用空白支票时填写借据和经财务负责人和业务主管签字同意后,由经办人员在出纳员处办理借(领)用款手续,并在支票有关栏目填写签发日期、用途和限额,方可借出。借出的转账支票如发生丢失现象,经办人员应及时向财务部门报告,并向银行办理挂失手续。由于支票丢失造成的经济损失,应由丢失人赔偿,特殊情况可由财务部门根据具体情况提出处理意见,经财务负责人或上级批准后处理。
6、 需采用结算业务申请书(汇票、本票、电汇、信汇及其他)等结算形式办理收、付款项者,同领用转账支票程序。
7、 业务经办人员借领的空白支票和财务部门办理的各种汇票,经办人员必须在规定期限内负责办理有关入库审批和报销手续,月终前必须将支票存根和未使用的支票交回财务部门。未按规定及时清理者,财务部门有权拒绝对其办理支票再借领手续。
8、 严格执行银行结算规定。任何人不得出租或出借银行存款账户;不准签发空头支票和远期支票;不得弄虚作假套取现金和银行信用卡。否则,由此造成的罚款等损失应由责任人赔偿。

七)票据管理制度

1、支票由出纳管理,领取支票需经办人员提供经业务主管和财务主管审批签字及相关票据,出纳方可签发。
2、建立支票领用薄,凡领用者一律登记签字。
3、签发支票时,必须详细填写日期、用途、金额(或限额)。不得开空头或远期支票。
4、为减少现金流量,本单位规定,凡支出5000元以上,尽量使用转帐支票。10000元以上,除差旅费和援助个人的款项外,必须使用转帐支票。
5、支票一经签发要妥善保管,遗失立即向财务部报告,并向银行挂失,若造成经济损失,由遗失者自负。
6、未经业务主管和财务主管同意,借用人不得改变支票用途。
7、领取支票用于项目用途的,需按预算规定支出。
8、支票报销,须在开出支票后3日内报销。如实际支出超过限额,回来后应重新补齐手续,报销后的原始凭证应加盖“转帐付讫”戳记。
9、领支票后,逾期无故不办理报销手续的,出纳一律拒绝签发第二张支票。
10、结算业务申请书(汇票、本票、电汇、信汇及其他)的管理同上。

八)项目资金管理制度

1、项目资金收入管理
(1)收到恩人捐款后,会计应依据恩人捐款信息开具收据,将盖有单位财务章的第二联交恩人,第一联会计留存,第三联交出纳据此收款并登记现金日记账和银行存款日记账。
(2)项目部在申请到外币捐款后,应及时将入账通知函和捐款合同书交给财务部;财务部收到外币银行汇款时,依据捐款合同书向银行国际业务部办理外币申报手续,并及时入账。
(3)入账通知函包括:捐款机构或个人银行账户户名、捐款意向、项目编号、捐款金额、汇款时间、通知函时间。
(4)会计应依据恩人捐款意向,分别登记分类明细账。
2、项目资金支出管理
(1)需要支付项目资金时,由项目部负责人首先提供经财务主管、业务主管、项目负责人签字的《付款通知函》,财务据以付款。
(2)付款通知函所载内容:支付款项的用途、项目编号、通知函日期、汇费出处、经办人签名、业务主管签名、财务主管签名、收款人签名和收款人的电话号码(如收款本人无电话,必须留下其他联系电话或详细地址);针对个人的付款通知函,应有收款人的详细地址、邮编和电话,以便紧急沟通或通过银行不能到达时,通过邮局汇款。
(3)需要办理银行付款业务的,除按上述办理外,还需提供收款单位的银行账户信息。
(4)收款单位的银行账户信息包括:银行户名全称、银行账号、开户行详细地址。出纳付款后,应及时告知项目部或经办人,以便及时向收款方索要正规发票或收据。经办人需在款项支付后10个工作日内取得发票或收据并及时交财务人员入账。
注1:开户行地址必须详细,以保证到达对方账户。
注2:银行户名必须是全称,且无错别字、简体字。
注3:收款人是单位的,必须在发票或收据上盖章。
注4:收款单位代购物资时,应出具收到款项的收据和购买物资的发票原件或复印件,并附所购物资详单,加盖单位公章并负责人签字。
注5:项目部和财务部应仔细核查发票或收据是否符合入账要求。
(5)受助人是单位的,应提供正规发票或收据;受助人是个人的,应提供收据。收据要有收款人签字、推荐单位或推荐教区签字盖章。
(6)财务依据《付款通知函》及收款人发票或收据付款

九)报销制度

1、报销人将需报销的各种票据分类整理,粘贴整齐,填制《现金支出凭证》或《费用报销单》,交财务部会计初审签字。
2、报销人提供的报销单据应符合如下要求:
(1)原始票据要合规,单位、日期、内容、数量、金额等内容填列要准确、完整,并盖章;
(2)填制的《现金支出凭证》或《费用报销单》应准确、完整,不得涂改,填单人及收款人应签名。
3、会计初审后,报销人将《现金支出凭证》或《费用报销单》及原始票据交财务主管、业务主管审批签字。
4、财务主管、业务主管审批后,财务据以付款并记账。
5、报销从项目列支的费用,除需提供经财务主管、业务主管审批后的《现金支出凭证》或《费用报销单》外,还需提供财务主管、业务主管、项目负责人签字的《付款通知函》。
6、出差报销,需填制《差旅费报销单》,审批程序同上。
7、每笔业务发生日后5个工作日内,或出差回到单位后5个工作日内报销清账。特殊情况请示相关主管。
8、如票据不符合规定,财务人员有权拒绝报销,待经办人重新索要正规发票后报销。

二、进德公益收、付、借款及报销执行细则

为了更好地开展工作,规范如下:

一)现金收款业务

(一)恩人来捐款后,会计依据恩人捐款信息开具发票,将盖有单位财务章的第二联由筹资宣传部门连同感谢信一起送交恩人,第三联交出纳据此收款,第一联会计留存。

二)现金付款业务

[一]各种费用 (一)办理各种现金付款业务后,经办人负责索要正规发票或收据,并及时依据业务内容所取得的正规发票填制现金付款凭证。
正规发票的要素:
1、必须是税务局监制的发票。
2、票据的抬头要和单位名称一致:如:“河北进德公益事业服务中心”、“进德公益”,不可出现错别字。
3、票据的日期和业务的发生日期要一致。
4、金额的大小写要一致、清晰、不得涂改。
5、有收款单位的发票专用章或财务专用章。有收款单位经办人签名或盖章。
6、如是汇总发票,明细票据应附后,且汇总和明细票据金额应相符。
正规收据的要素:
1、必须是财政局监制的收据。
2、票据的抬头要和单位名称一致:如:“河北进德公益事业服务中心”、“进德公益”,不可出现错别字。
3、票据的日期和业务的发生日期要一致。
4、金额的大小写要一致、清晰、不得涂改。
5、有收款单位的发票专用章或财务专用章。
6、有收款单位经办人签名或盖章。
7、如是汇总收据,明细票据应附后,且汇总和明细票据金额应相符。
现金付款凭证及费用报销单所填要素为:
1、业务发生的日期。
2、详细业务内容(包括经办人姓名、业务详细内容 如:××为圣诞公益晚会买卡片、××买相机给××使用)。
3、业务发生额的大小写要一致、清晰。
4、填单人员附原始凭证张数应用大写填写准确。
5、填单人员应在填单处签名。
6、票据不得涂改,否则须重新填制。
(二)正确填单后,应到会计处复核,待会计审核无误并在复核处签名后,到会计主管处和业务主管处请两位主管再次分别复核并签字。任何一个主管因故不能及时签字,则由主管书面委托人代签,主管回岗后补签。
(三)经办人持审核后的票据到出纳处报销,待出纳付款后,接收现金者应在收款人处签名。不得代签名,如有特殊情况请领导书面批准。
注1:如票据不符合规定,财务人员可请经办人重新索要正规发票后报销。
注2:应在业务发生日后5个工作日内报销。如在外出差应在出差回到单位后5个工作日内报销,最长不超过30天。
[二]项目
(一)项目执行中,现金收款人为个人时,应让收款人凭审批程序完整的单据和项目部现金付款通知函亲自来出纳处领取,不得代领。如有特殊情况,请领导书面批准并通知财务部,出纳以此通知付款。
收据和付款通知函所载内容见模板
审批程序完整的单据包括:
1、如是教友,则有资助金额、资助项目名称、受助人教区公章(如无公章则可不盖)、教区主教签字、本堂区公章、本堂神父签字、推荐人签字、收款人签字。
2、如是非教友受助人,则有资助金额、资助项目名称、受助人所在村或街道的公章、村长或街道办事处负责人签字、推荐人签字、收款人签字。

三)银行外币收款业务

(一) 项目部在申请款项后应及时出具捐款协议书和捐款合同书给财务部,以便财务部及时查收入帐。
捐款协议书包括:捐款机构或个人捐款时的银行账户户名、捐款意向、捐款金额、汇款时间。
银行付款业务
(一) 对单位
需要办理银行付款业务的,应先向收款单位财务人员询问是否可以出具正规发票(如无,也可出具正式收据),如可以,需向出纳提供付款通知函和收款单位的银行账户信息;如不可以出具则可和收款单位协商,可以通过可以出具发票的单位转账。
收款单位的银行账户信息:银行帐号、开户行全称及行号和帐号相应的户名全称。
出纳付款后,应及时告诉经办人,以便经办人可以及时向对方索要正规发票或收据,经办人需在款项支付后10个工作日内取得发票或收据并及时交出纳入账。
出纳应把银行付款凭证及业务所对应的发票或收据交会计入账。
注1:开户行地址必须详细:能够到达对方账户。
注2:和帐号相应的户名必须是全称且无错别字。
注3:发票和收据必须上必须有接受款项单位的发票专用章和财务专用章。
注4:如收款单位提供购买物资的发票时,则收款单位出具证明给本单位,证明所接收款项用于购买所提供发票上所载的物资。证明要有收款单位的公章和负责人签字。
注5:此处所指收据要素同前面所述正式收据所载要素。
(二) 对个人
请各项目部负责人认真核实情况后把收款收据交收款人签字、并有相应人员的签字盖章后,出具通知函(通知函所载内容同前)和审批程序完整的单据(内容要求同前)于出纳办理付款业务。出纳把银行付款凭证和相应票据交会计入账。

四)借款:

1、首先填写借款单,经财务主管和业务主管签字批准,送交出纳付讫,并由借款人负责此款的归还,如不能按期归还或出现损失,全部责任由借款人负责。
2、差旅费的借款,必须由出差人员填写借款申请单,写明出差时间、地点、申请金额[按“车费+(住宿费+生活补助)×出差天数”计算申请借款金额]。按借款审批程序审批,经财务主管和业务主管核准签字后,方可借款。出差人员回单位后必须在5天内报销清帐,最长借期不得超过30天,过期不报销者由财务人员从工资中扣回。
3、借款者必须由本人亲自办理借款手续,不得代理,杜绝持他人借据支取现金。

五)报销:

1、认真审核报销凭证,报销单经主管领导审核、签字,并由收款人签字后交出纳报帐;主管领导短暂离岗,则由主管领导书面委托人代签,主管领导回岗后补签。
2、填制支出凭证要求齐全、书写规范、文字简明、用词确切、数字准确,不得涂改、挖补。
3、每张支出凭证必须有原始凭证,原始凭证金额与报销金额必须相等;对自行填写不工整、不清晰的支出凭证,要求重写。
4、原始凭证要具备项目名称、金额、日期、填制单位、经办人员签名或盖章、接受凭证单位。出纳人员必须对报销凭证及所附的原始凭证严格验证,对不真实、不合法的原始凭证不予受理,并向单位负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,要求更正、补充;对原始凭证和报销单位不符的支出凭证,拒绝支付。
5、因公事而产生的差旅费报销必须填写出差时间、地点、差旅费金额[按“车费+(住宿费+出差补助)×出差天数”计算,出差补助标准为:平日每天省内(石家庄地区以外)20元,省外40元;周末节假日每天省内40元,省外50元;国外每天按10美元计。]
6、收款人持签字后的报销凭证直接找出纳付款,杜绝财务主管由出纳处取款转交收款人。
7、支出凭证要在经济业务发生、执行或完成时及时填制,不得拖延或提前填制。
机构章程

第一章 总则

第一条 本基金会的名称是河北进德公益基金会。
第二条 本基金会属于公募基金会。
第三条 本基金会的宗旨:遵守宪法、法律、法规和国家政策,遵守社会道德风尚,积极开展社会公益服务。扶助社会弱势群体,倡导“奉献、友爱、互助、进步,”共助和谐社会。
第四条 本基金会的原始基金数额为人民币200万。来源河北进德公益事业服务中心。
第五条 本基金会的登记管理机关是河北省民政厅,业务主管单位是河北省民族宗教事务厅 。
第六条 本基金会的住所石家庄市柳阳1号,邮政编码:050061。

第二章 业务范围

第七条 本基金会公益活动的业务范围
赈灾及个人家庭援助;解决贫困地区饮用水、环保、卫生、孤残教育等社会发展项目;资助贫困学生的助学项目;宣传预防艾滋病知识、关爱感染者及家庭项目;扶持敬老院、免费护理培训等安老项目;与其它慈善机构的合作项目。

第三章 组织机构、负责人

第八条 本基金会由9名理事组成理事会。
本基金会理事每届任期为3年,任期届满,连选可以连任。
第九条 理事的资格:
(一)具备完全民事行为能力;
(二)热心基金会所从事的公益事业;
(三)具有与理事工作相适应的工作阅历和工作经验;
(四)能够尽职尽责,保障捐赠财产的使用符合捐赠人的意愿和基金会的公益目的,保障基金会财产的安全及保值增值;
(五)廉洁奉公,办事公道;
第十条 理事的产生和罢免:
(一)第一届理事由业务主管单位、主要捐赠人、发起人分别提名并共同协商确定。
(二)理事会换届改选时,由业务主管单位、理事会、主要捐赠人共同提名候选人并组织换届领导小组,组织全部候选人共同选举产生新一届理事。
(三)罢免、增补理事应当经理事会表决通过,报业务主管单位审查同意;
(四)理事的选举和罢免结果报登记管理机关备案。
(五)相互间有近亲属关系的基金会理事,总数不得超过理事总人数的1/3;
第十一条 理事的权利和义务:
(一)本基金会的选举权和被选举权;
(二)参加本基金会理事会会议,对理事会议题的表决权;
(三)对本基金会的工作提出建议和倡议;
(四)对本基金会的工作进行审议和监督;
(五)遵守本基金会章程,执行理事会决议;
(六)维护本基金会合法权益,为推动社会公益事业发展工作。
第十二条 本基金会的决策机构是理事会。理事会行使下列职权:
(一)制定、修改章程;
(二)选举、罢免理事长、副理事长、秘书长;
(三)决定重大业务活动计划,包括资金的管理和使用计划;
(四)年度收支预算及决算审定;
(五)制定内部管理制度;
(六)决定设立办事机构、分支机构、代表机构;
(七)决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任;
(八)听取、审议秘书长的工作报告,检查秘书长的工作;
(九)决定基金会的分立、合并或终止;
(十)决定其他重大事项。
第十三条 理事会每年召开2次会议。理事会会议由理事长负责召集和主持。
有1/3理事提议,必须召开理事会会议。如理事长不能召集,提议理事可推选召集人。
召开理事会会议,理事长或召集人需提前5日通知全体理事、监事。
第十四条 理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开;理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。
下列重要事项的决议,须经出席理事表决,2/3以上通过方为有效:
(一)章程的修改;
(二)选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长;
(三)章程规定的重大资助、投资活动;
(四)基金会的分立、合并;
(五)其他事项。
第十五条 理事会会议应当制作会议记录。形成决议的,应当当场制作会议纪要,并由出席理事审阅、签名。理事会决议违反法律、法规或章程规定,致使基金会遭受损失的,参与决议的理事应当承担责任。但经证明在表决时反对并记载于会议记录的,该理事可免除责任。
第十六条 本基金会设监事3名。监事任期与理事任期相同,期满可以连任。
第十七条 理事、理事的近亲属和基金会财会人员不得任监事。
第十八条 监事的产生和罢免:
(一)监事由主要捐赠人、业务主管单位分别选派;
(二)登记管理机关根据工作需要选派;
(三)监事的变更依照其产生程序。
第十九条 监事的权利和义务:
监事依照章程规定的程序检查基金会财务和会计资料,监督理事会遵守法律和章程的情况。
监事列席理事会会议,有权向理事会提出质询和建议,并应当向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。
监事应当遵守有关法律法规和基金会章程,忠实履行职责。
第二十条 在本基金会领取报酬的理事不得超过理事总人数的1/3。监事和未在基金会担任专职工作的理事不得从基金会获取报酬。
第二十一条 本基金会理事遇有个人利益与基金会利益关联时,不得参与相关事宜的决策;基金会理事、监事及其近亲属不得与基金会有任何交易行为。
第二十二条 理事会设理事长、副理事长和秘书长,从理事中选举产生。
第二十三条 本基金会理事长、副理事长、秘书长必须符合以下条件:
(一)在本基金会业务领域内有较大影响;
(二)理事长、副理事长、秘书长。副秘书长为兼职;
(三)身体健康,能坚持正常工作;
(四)具有完全民事行为能力。
第二十四条 有下列情形之一的人员,不能担任本基金会的理事长、副理事长、秘书长:
(一)属于现职国家工作人员的;
(二)因犯罪被判处管制、拘役或者有期徒刑,刑期执行完毕之日起未逾5年的;
(三)因犯罪被判处剥夺政治权利正在执行期间或者曾经被判处剥夺政治权利的;
(四)曾在因违法被撤销登记的基金会担任理事长、副理事长或者秘书长,且对该基金会的违法行为负有个人责任,自该基金会被撤销之日起未逾5年的。
第二十五条 本基金会的理事长、副理事长、秘书长每届任期 3 年,连任不超过两届。因特殊情况需超届连任的,须经理事会特殊程序表决通过,报业务主管单位审查并经登记管理机关批准同意后,方可任职。
第二十六条 本基金会理事长为基金会法定代表人。
本基金会法定代表人由中国内地居民担任。
本基金会法定代表人在任期间,基金会发生违反《基金会管理条例》和本章程的行为,法定代表人应当承担相关责任。因法定代表人失职,导致基金会发生违法行为或基金会财产损失的,法定代表人应当承担个人责任。
第二十七条 本基金会理事长行使下列职权:
(一)召集和主持理事会会议;
(二)检查理事会决议的落实情况;
(三)代表基金会签署重要文件;
(四)提议聘任或解聘各机构主要负责人,由理事会决定。
本基金会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作,秘书长行使下列职权:
(一)主持开展日常工作,组织实施理事会决议;
(二)组织实施基金会年度公益活动计划;
(三)协调各机构开展工作;
(四)召集和主持理事会会议;
1主持开展日常工作,组织实施理事会决议;
2组织实施基金会年度公益活动计划;
3拟订资金的管理和使用计划;
4拟订基金会的内部管理规章制度,报理事会审批;
5协调各机构开展工作;
6提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人,由理事会决定;
7决定各机构专职工作人员聘用;
8章程和理事会赋予的其他职权。

第四章 财产的管理和使用

第二十八条 本基金会为非公募基金会,本基金会的收入来源于:
(一)自然人、法人或其他组织自愿捐赠;
(二)其他合法收入;
(三)投资收益;
(四)政府拨款。
第二十九条 本基金会接受捐赠,应当遵守法律法规,符合章程规定的宗旨和公益活动的业务范围。
第三十条 本基金会接受捐赠时,应当向社会公布接受资金后拟开展的公益活动和资金的详细使用计划。重大投资、公益活动应当报业务主管单位和登记管理机关备案。
第三十一条 本基金会的财产及其他收入受法律保护,任何单位、个人不得侵占、私分、挪用。
第三十二条 本基金会根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用财产;捐赠协议明确了具体使用方式的捐赠,根据捐赠协议的约定使用。
接受捐赠的物资无法用于符合本基金会宗旨的用途时,基金会可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于捐赠目的。
第三十三条 本基金会财产主要用于:
(一)公开资助符合本章程宗旨的各项事业和活动及章程规定的业务范围;
(二)遵照捐赠者的意愿,定向资助有利于社会公益事业的项目和活动。
第三十四条 本基金会的重大投资、公益活动是指:
(一)本基金会根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用财产;
(二)捐赠协议明确了具体使用方式的捐赠;
(三)根据捐赠协议的约定使用。
第三十五条 本基金会按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值。
第三十六条 本基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金余额的8%。
本基金会工作人员工资福利和行政办公支出不超过当年总支出的10%。
第三十七条 本基金会开展公益资助项目,应当向社会公开所开展的公益资助项目种类以及申请、评审程序。
第三十八条 捐赠人有权向本基金会查询捐赠财产的使用、管理情况,并提出意见和建议。对于捐赠人的查询,基金会应当及时如实答复。
本基金会违反捐赠协议使用捐赠财产的,捐赠人有权要求基金会遵守捐赠协议或者向人民法院申请撤销捐赠行为、解除捐赠协议。
第三十九条本基金会可以与受助人签订协议,约定资助方式、资助数额以及资金用途和使用方式。
本基金会有权对资助的使用情况进行监督。受助人未按协议约定使用资助或者有其他违反协议情形的,本基金会有权解除资助协议。
第四十条 本基金会应当执行国家统一的《民间非营利组织会计制度》,依法进行会计核算、建立健全内部会计监督制度,保证会计资料合法、真实、准确、完整。
本基金会接受税务、会计主管部门依法实施的税务监督和会计监督。
第四十一条 本基金会配备具有专业资格的会计人员。会计不得兼出纳。会计人员调动工作或离职时,必须与接管人员办清交接手续。
第四十二条 本基金会每年1月1日至12月31日为业务及会计年度,每年3月31日前,理事会对下列事项进行审定:
(一)上年度业务报告及经费收支决算;
(二)本年度业务计划及经费收支预算;
(三)财产清册〖当年度捐赠者名册及有关资料〗。
第四十三条 本基金会进行年检、换届、更换法定代表人以及清算,应当聘请注册会计师进行财务审计。
第四十四条 本基金会按照《基金会管理条例》规定接受登记管理机关组织的年度检查。
第四十五条 本基金会通过登记管理机关的年度检查后,将年度工作报告在登记管理机关指定的媒体上公布,接受社会公众的查询、监督。

第五章 终止和剩余财产处理

第四十六条 本基金会有以下情形之一,应当终止:
(一)完成章程规定的宗旨的;
(二)无法按照章程规定的宗旨继续从事公益活动的;
(三)基金会发生分立、合并的。
第四十七条 本基金会终止,应在理事会表决通过后15日内,报业务主管单位审查同意。经业务主管单位审查同意后15内,向登记管理机关申请注销登记。
第四十八条 本基金会办理注销登记前,应当在登记管理机关、业务主管单位的指导下成立清算组织,完成清算工作。
本基金会应当自清算结束之日起15日内向登记管理机关办理注销登记;在清算期间不开展清算以外的活动。
第四十九条 本基金会注销后的剩余财产,应当在业务主管单位和登记管理机关的监督下,捐赠给与本基金会性质、宗旨相同的社会公益组织,并向社会公告。

第六章 章程修改

第五十条 本章程的修改,须经理事会表决通过后15日内,报业务主管单位审查同意。经业务主管单位审查同意后,报登记管理机关核准。

第七章 附则

第五十一条 本章程经2010年1月15日理事会表决通过。
第五十二条 本章程的解释权属于理事会。
第五十三条 本章程自登记管理机关核准之日起生效。
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